La Dirección General de Personas y Estructuras Jurídicas y Beneficiarios Finales, en su carácter de entidad fiscalizadora y reguladora de sociedades, se pronunció mediante el Dictamen N° 12/2024, por el cual aclara y establece ciertos parámetros para el uso de la firma electrónica cualificada en los libros obligatorios para sociedades por acciones
Estos lineamientos son de suma importancia al momento de firmar documentos societarios y de realizar las comunicaciones obligatorias por ley:
1. Actas con firma electrónica cualificada: Se permite el uso de la firma electrónica cualificada en los actos jurídicos societarios.
2. Suscripción de libros de Actas de Directorios con firma electrónica cualificada: Los libros de Actas de Directorio pueden ser suscriptos con firma electrónica cualificada. Sin embargo, se debe tener en cuenta que esta firma solamente acredita la autenticidad de esta y la identidad del titular, no así la fecha. Para tal efecto, se deberá utilizar un sello electrónico de tiempo otorgado por un prestador cualificado de servicios de confianza.
3. Conservación de documentos digitales: Los libros societarios digitales deberán ser conservados aplicando los preceptos establecidos en el art. 66 de la Ley N° 6822/21, para la conservación de documentos electrónicos:
a) Que la información que contengan sea accesible para su ulterior consulta.
b) Que el documento electrónico sea conservado con el formato en que se haya generado, enviado o recibido o con algún formato que sea demostrable que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.
c) Que se conserve, de haber alguno, todo dato que permita determinar el origen y el destino del documento, y la fecha y la hora en que fue enviado o recibido.
4. Actas con firma posterior – plazo: La firma electrónica de libros y actas, con fecha posterior a la celebración del acto o reunión, se puede realizar, pero dentro del plazo de 5 días establecido por el Código Civil.
5. Foliatura de hojas de Actas: Las actas presentadas ante esta institución, que deban estar foliadas, deberán respetar la foliatura establecida por los Registros Públicos al momento de la rúbrica. Sin perjuicio de que la sociedad opte por utilizar otros métodos de foliatura adicionales, tales como sellos electrónicos o sellos de tiempo electrónico a fin de asegurar la correlatividad de documentos.
6. Forma de celebración de asambleas: Se establece que las asambleas deben ser realizadas de manera presencial, en el domicilio social. No se aceptarán asambleas celebradas por medios electrónicos o telemáticos.
No obstante, se considera oportuno elaborar una reglamentación al respecto a fin de que sea una realidad en un futuro cercano.
Para más información, favor dirigirse a Abg. Antonio Villa Berkemeyer: antonio.villa@berke.com.py y/o Abg. Lia Meyer: lia.meyer@berke.com.py y/o Abg. Jorge Peralta: jorge.peralta@berke.com.py
